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メールはもう古い?ビジネスでの情報共有ツール(Skype、サイボウズLive、Chatwork)の使い分け方

time 2015/12/01
メールはもう古い?ビジネスでの情報共有ツール(Skype、サイボウズLive、Chatwork)の使い分け方

ビジネス上のちょっとした情報共有やコミュニケーションをとりたいとき・・・

もちろんメールでやりとりすることもありますが、
よくやりとりをするクライアントさんやパートナーさんとは、
メールでのやりとりをする機会がほとんどなくなってきました。

メールの代わりによく使うようになった情報共有、コミュニケーションツールとして、
SkypeやサイボウズLive、Chatworkがあります。

機能としては、似ている部分もあるのですが、
どういう風に使い分けているのか・・・

これから利用する方の参考になるように、簡単に説明します。

Skype(スカイプ)

画像:Skype

画像:Skype Webサイトより

Skype(スカイプ):http://www.skype.com/ja/

歴史も古く、世界で最も有名なメッセンジャーツールですね。

私は、TV会議をメインとして使っています。

特に海外の方とやりとりするときなどは、Skypeがほとんどです。

ただ、ファイルを共有したりということにはまったく向いていません。

これでテキストベースでプロジェクトを進めることも難しいです。

 

サイボウズLive

チームのためのスマホアプリ サイボウズLive

画像:サイボウズLive Webサイトより

 

 

サイボウズLive:https://live.cybozu.co.jp/

最近、いつの間にかスマホアプリ推しになっていますが、
どちらかというと、サイボウズLiveは複数人で
がっつりプロジェクトを進めるときに使っています。

「グループボード」という言葉のとおり、複数メンバーでグループをつくり、
そこへ掲示板が作成できるのが便利です。

またファイル管理&共有、
カレンダーやチャット機能など、他の機能も使いやすく便利です!

複数のプロジェクトメンバーで
「自己紹介」「企画アイディア」「コンテンツ作成依頼」「報告・相談」などと掲示板を作り、
目的に合わせて書き込めるので便利です。

Chatwork

チャットワーク(ChatWork) ビジネスが加速するクラウド会議室

画像:チャットワーク(ChatWork)

Chatwork: http://www.chatwork.com/ja/

 

では、チャットワークは、どういう位置づけかというと・・・

LINEグループのビジネス版というようなイメージでしょうか。

チャットワークにもタスク管理やファイル共有機能がありますので、
サイボウズLiveとの使い分けが難しく感じるかもしれませんが、
サイボウズLiveほどがっつりプロジェクト管理ができるイメージではないです。

どちらかというと、社内用のコミュニケーションツールとしての利用の方が向いているかもしれません。

ただ、外部の人との情報共有などでも、
今更メールのCCに入れたり、複数人に一括メールとかって、
ちょっと不便だし、時代遅れ感があると思うんです。
それこそLINEグループみたいに複数人が見れる場所でやりとりをしたいとき・・・
気軽に投稿できる点では、チャットワークがかなり便利です。

私は、クライアントとも、チャットワークで「これ見ておいてください」とか、
「~について情報ありますか?」とか、
部署をまたいで複数の担当者とコミュニケーションをとるのに役立ってます。

メールよりもカチッとしてない分、
複数人でも、はるかにコミュニケーションが生まれやすいです。

 

いかにコミュニケーションを円滑にするかが大事!

メールでもいいんです。

でも、メールって、

■■■株式会社
○○様

お世話になります。××です。

みたいな、どうしても堅苦しい感じになってしまいます。

必要最低限の要点をまとめて、書くというのがマナーというか
決まり事になっている反面、
やたら長い部署名や肩書だったり
「寒い日々が続いておりますが」みたいな挨拶文も必要で、
意外と面倒なんですよ。

サクッとメッセージが送れて、
誰でもちょっとしたことでも書き込みやすい雰囲気を作りやすいのが、
メール以外のコミュニケーションツールでしょうか。

コミュニケーションを円滑に、そしてハードルを低くすることで、
いろんなメリットがあると個人的には思っています。

 

まだまだ浸透していない業界も多いので、
この記事を見て使ってもらえたらいいなと思います。

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